POTENZIAL-
ANALYSE
Unternehmen erzählen
ihre Geschichte
KI-gestützte Digitalisierung und Kontextprüfung handschriftlicher Stundennachweise
DER ANLASS
Montagetechniker dokumentieren Arbeitszeiten handschriftlich auf Vorlagen, die wöchentlich oder monatlich eingescannt und übermittelt werden. Die individuell ausgefüllten Belege weisen große Qualitätsunterschiede auf. Mehrere Mitarbeitende prüfen anschließend die Dokumente, berechnen Zusatzaufwände wie Fahr- und Übernachtungspauschalen und übertragen Daten manuell in die Verwaltungssoftware. Dieser fehleranfällige und zeitaufwändige Prozess bindet erhebliche Ressourcen. Ein Elektro- und Datentechnik-Betrieb suchte nach einer Lösung zur automatisierten Digitalisierung, Prüfung und strukturierten Aufbereitung der handschriftlichen Stundennachweise, die über eine reine Texterkennung hinausgeht und zusätzlich eine automatisierte Kontextprüfung sowie eine strukturierte Aufbereitung der handschriftlichen Stundennachweise ermöglicht.
DIE LÖSUNG
In Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg wurde im Rahmen eines KI-Potenzialanalyse getestet, wie sich handschriftliche Stundennachweise automatisiert verarbeiten lassen. Die KI-Experten des Zentrums konfigurierten GPT-4o von OpenAI zur automatischen Extraktion und strukturierten Übertragung der Daten in Excel-Tabellen. Dazu wurden anonymisierte Vorlagen aus dem Unternehmen genutzt, um unterschiedliche Varianten der Nachweise abzudecken. Anders als klassische OCR-Lösungen beschränkt sich das System nicht auf die reine Texterkennung, sondern prüft die Einträge zusätzlich anhand vorgegebener Regeln wie Entfernungspauschalen, Überstunden und Vergütungszuschläge. Mit einer Erkennungsrate von 95 % konnte ein funktionsfähiger Prototyp demonstriert werden, der die manuelle Eingabe und Überprüfung erheblich reduziert.
„Die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg war für uns sehr wertvoll und hat uns viele neue Erkenntnisse gebracht. Besonders das Verständnis für die Möglichkeiten und Grenzen zwischen Automatisierung und KI ist für uns dadurch klarer geworden. Im Moment können wir das Projekt aber nicht weiterführen, weil unser jetziges Handwerker-Programm keine passende Schnittstelle bietet und wir hier noch nach einer passenden Lösung schauen. Vermutlich werden wir das Thema eher mit einer Gesamtlösung weiterverfolgen.“
DAS HAT ES GEKOSTET
Die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg erfolgte für das Unternehmen kostenfrei. Ebenso war die Nutzung der getesteten GPT-Modelle für die Entwicklung eines Prototyps ohne Lizenzkosten möglich. Die zentrumsseitige Unterstützung umfasste ca. 25 Personenstunden. Aufwände entstanden vor allem durch die Bereitstellung anonymisierter Stundennachweise sowie die gemeinsame Erarbeitung der Anwendungsregeln. Hierfür fanden drei Workshops mit einer Gesamtdauer von 15 Stunden statt. Die interne Vorbereitung der Unterlagen nahm zusätzliche Zeit in Anspruch. Ein zentrales Hemmnis für die Umsetzung ist aktuell die fehlende Schnittstelle zur bestehenden Verwaltungssoftware, sodass die Lösung nicht vollständig integriert werden kann
DAS WÜRDE DAS UNTERNEHMEN NICHT WIEDER MACHEN
Die Geschäftsführung würde jederzeit wieder mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg zusammenarbeiten. Der strukturierte Prototypenaufbau und die praxisnahen Tests mit echten Unterlagen haben wertvolle Erkenntnisse geliefert. Künftig soll die Systemauswahl für die Verwaltungssoftware stärker unter dem Aspekt der Anschlussfähigkeit für digitale Automatisierung geprüft werden.
DAS HAT DEM UNTERNEHMEN SEHR GEHOLFEN
Das Unternehmen konnte nachvollziehen, dass KI-gestützte Dokumentenverarbeitung Zeit spart und Fehler reduziert. Die erzielte Genauigkeit von 95 % zeigte das Potenzial einer automatischen Lösung. Die Ergebnisse dienen nun als Grundlage für Gespräche mit Softwareanbietern, um eine offene Schnittstelle oder ein neues Verwaltungssystem einzuführen.
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