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Personaleinsatzplanung
Digitale Unterstützung der Planungskomplexität
Wie findet und hält man qualifiziertes Personal? Das scheint für kleine und mittlere Unternehmen eine große Herausforderung zu sein. Die Unternehmen versuchen zunehmend ihren Mitarbeitenden ein orts- und zeitflexibles Arbeiten zu ermöglichen. Dieses Thema haben wir bereits aus Sicht von Mitarbeitenden und aus der Perspektive der Arbeit(geber:innen)wirkung behandelt (Arbeitgeber:innenattraktivität).
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Aus der Gewährleistung flexibler Arbeitszeitmodelle folgt für die meisten Unternehmen allerdings noch eine weitere, eher technische Herausforderung: die Erhöhung der Komplexität der Personaleinsatzplanung. Wie kann eine Personaleinsatzplanung gelingen, die die Belange der Mitarbeitenden genauso berücksichtigt, wie die Erfordernisse des Unternehmens? Was können Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Zeitsysteme sein? Wie kann eine selbstbestimmte Arbeitszeitplanung aus Unternehmenssicht umgesetzt werden? Am 11. Dezember 2020 widmeten wir uns erstmals in unserem Online-Seminar diesen Fragen.
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Leitfaden:
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Personaleinsatzplanung auf dem Shopfloor
Rückblick zum 11. Dezember 2020
Schwerpunkte
- Anforderungen an eine wirtschaftliche und humangerechte Arbeitszeitgestaltung
- Etablierte Methoden und Tools zur Personaleinsatzplanung
- Beispiele und erste Erfahrungen von digital-kollaborativer Personaleinsatzplanung
- Erfolgsfaktoren der Umsetzung
- widerstandsfähige Personaleinsatzplanung
Worauf es wirklich ankommt
Bei der digital gestützten Personaleinsatzplanung sollten Sie vor allem ausreichend Transparenz schaffen und Ihre Mitarbeitenden von Anfang an miteinbeziehen. Das fördert auch deren Selbstständigkeit, da aus mehr Verantwortung ebenso eine höhere Zufriedenheit sowie ein Gefühl von Wertschätzung folgen. Je digitaler die Personaleinsatzplanung gestaltet und organisiert wird, desto höher wird schließlich die Eigeninitiative innerhalb des Teams. Es ist besonders wichtig die Steuerung vorausschauend zu planen, um ggf. möglichst schnell und flexibel auch auf Bedarfsschwankungen reagieren zu können, die gerade in Fertigungsbetrieben oftmals auf der Tagesordnung stehen. Doch bei der Nutzung von Spezialsoftware oder Excel für die Planung stehen Verantwortliche oftmals vor einigen Problemen.
Probleme bei der Nutzung von Software oder Excel
Spezialsoftware
- Mangeldne Anpassungsfähigkeit
- Mangelnde Leistungsfähigkeit
- Mangelhafte Integration
- noch höhere Preise bei Individualsoftware
Excel oder Magnettafeln
- Mangelnde IT-Unterstützung operativ
- Falsche, alte und unvollständige Informationen
- Suchaufwände mangels Daten-verfügbarkeit
Unser Team stellte einige Methoden und zugehörige geeignete Tools (verschiedene Spezialsoftware, wie Vote2Work oder Ansätze von Kronos, oder ganz klassisch Excel) vor. Im Online-Seminar ging es außerdem um konkrete Beispiele, erste Erfahrungen der praktischen Anwendung ausgewählter Tools und die Erfolgfaktoren für die Umsetzung der Methoden und Tools zur digital-unterstützten Personaleinsatzplanung. Verschiedene Erfolgsfaktoren zeichnen sich ab:
- Refraiming Workshops in der Einführung bzw. Umsetzung: “Reframing bedeutet, einen neuen Rahmen für die eigene Rolle zu konstruieren, der eigenen Tätigkeit eine neue Bedeutung zu geben”
- Systemdenken – das Gesamtgefüge der Personaleinsatzplanung verstehen und Sichtweisen anderer Rollen berücksichitgen
- Interdisziplinarität als Erfolgsfaktor
Unser Team konnte in der Umsetzung solcher Projekte folgende generelle Handlungsempfehlungen ableiten:
- Die Transparenz in der Personaleinsatzplanung fördert die Autonomie der Mitarbeitenden – die erlebte Verantwortung führt zu höherer Arbeitszufriedenheit.
- Eine hohe digitale Reife im WFM fördert selbstorganisierte Teams – setzt aber Vertrauen des Management voraus.
- Durch einfache mathematisch optimierte Planung können Zielkonflikte initial einfach entzaubert werden.
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Wie kann man diesen Problemen begegnen? Das Workforce-Management-Modell gilt als Basis für verlässliche Prognosen und Planungen und macht diese zudem transparent. Personaleinsatzplanung ist eine der Teilaufgaben dieses Modells. Mit dessen Hilfe lassen sich nicht nur die aktuellen Bedarfe eines Unternehmens feststellen, sondern auch die aktuellen Bedarfstreiber (z. B. die vorliegenden Aufträge, Sendungen oder die Anzahl an Artikeln). Die Analyse kann u.a. feststellen, wie groß die Schwankungsbereiche der Bedarfstreiber innerhalb eines bestimmten Zeitraums sind und, wie typische Bedarfsverläufe (z. B. “Normalwoche” oder “Weihnachtszeit”) aussehen. Diese und andere Faktoren (z. B. verschiedene Schichtsysteme, das Arbeitsschutzgesetz, Zeitkonten, Wünsche der Mitarbeitenden) werden für die Arbeitszeitanalyse herangezogen, also zusammengefasst: Wie viele Arbeitsstunden (und somit Personal) erfordern jeweilige Bedarfstreiber:innen? Nach Prüfung der Kapazitäten der Mitarbeitenden, werden diese konkret einem Bedarf zugeordnet. Durch einfache mathematisch optimierte Planung werden Zielkonflikte bereits zu Beginn problemlos entzaubert und automatisiert.
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WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN
Neugierig geworden?
Am 22. Januar 2021 widmet sich unser Fachteam erneut ausführlich dem Thema “Personaleinsatzplanung auf dem Shopfloor” mit Bezug auf Themen, wie Industrie 4.0, Mensch-Roboter-Kollaboration (MRK) und vielem mehr! Wie Personalplanung im Detail erfolgen kann, erfahren Sie in unserem Online-Seminar. Finden Sie Antworten auf all Ihre Fragen!
Online-Seminare
Personaleinsatzplanung
auf dem Shopfloor
Termin: 22. Januar 2021
Termin: 15. Februar 2021
Termin: 18. März 2021
Sebastian Häberer
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