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Update zum Einsatz von KI-Leitlinien im Unternehmen
Im Rahmen der Projektlaufzeit wurden einige KMUs im Rahmen der Potenzialanalysen unterstützt. Was aber passiert danach, wie geht es mit der Prototyp-Lösung, die gemeinsam mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg gefunden wurde, weiter? Im Rahmen des Formats Digitalisierungsfahrplan wurde ein Unternehmen Mitte 2025 dabei unterstützt, Leitlinien für den KI-Einsatz zu entwickelt. Auf Basis eines im März 2026 durchgeführten Gesprächs mit dem Unternehmen wollen wir ein kleines Update zum Thema geben.
Das war das Ziel für die Nutzung von KI im Unternehmen
Generative KI ist ein Thema, dass bereits frühzeitig auf Interesse einzelner Beschäftigter des Unternehmens gestoßen ist. Die dabei gewonnen Erfahrungen zur Unterstützung typischer Arbeitsaufgaben waren für das auf Beratungsangebote im Bereich Bildung und Schule für Akteure des Landes und der Kommunen Brandenburgs spezialisierte Unternehmen vielversprechend. Vor diesem Hintergrund wandte sich das Unternehmen an das Zentrum. Das Anliegen der Geschäftsführung bestand darin, Potenziale aus dem organisationsweiten Einsatz von KI zu erschließen sowie für die Beschäftigten Sicherheit und Verbindlichkeit bezüglich der KI-Nutzung im Arbeitsalltag herzustellen.
Im Rahmen des Formats Digitalisierungsfahrplan standen zunächst typische Tätigkeiten der Beschäftigten im Fokus der Betrachtungen. Auf Basis vordefinierter Kategorien wurden in Interviews mit Mitarbeiterinnen aus unterschiedlichen Bereichen u.a. die Häufigkeit bestimmter Tätigkeiten, die dazu genutzten Daten sowie der bisherige Einsatz von KI erfasst. Die dabei erzielten Ergebnisse waren die Grundlage für die Erstellung eines nach Tätigkeitskategorien gegliederten Leitliniengerüsts. Darin enthalten waren u.a. mögliche Einsatzfelder von KI im Kontext der jeweiligen Tätigkeitskategorie, konkrete Dienste, Hinweise bzgl. Datenschutz und Urheberrecht sowie Best Practices zur Prompt-Gestaltung.
Was kam nach dem Mittelstand-Digital Zentrum Magdeburg?
Das Leitliniengerüst war das Unternehmen eine gute Basis, um daraus u.a. durch die Spezifizierung konkreter Werkzeuge, die Anreicherung um (z.B. Prompt-) Beispiele aus dem Unternehmenskontext sowie die Ergänzung interner Ansprechpersonen vollständige unternehmensspezifische KI-Leitlinien zu entwickeln. Die Umsetzung der Leitlinien erfolgte in Form einer Microsoft Sharepoint-Seite, auf die alle Beschäftigten via Teams zugreifen können. Zur offiziellen „Inbetriebnahme“ wurde eine Mitarbeiterversammlung genutzt, bei der die Beschäftigten über Ziele, Nutzen und Aufbau der Leilinien informiert und erste Fragen beantwortet wurden. Im Zuge der Zusammenarbeit mit dem Zentrum ist zudem ein vierköpfiges KI-Team mit direkter Beteiligung der Geschäftsleitung entstanden, das die Nutzung von KI im Unternehmen vorantreibt und auch als Ansprechpersonen für die KI-Leitlinien zur Verfügung steht.
Eine vom KI-Team getroffene Maßnahme besteht beispielsweise in der Etablierung von KI-Workshops. Ziel dieses Formats ist es, den bereichsübergreifenden Austausch zur Nutzung von KI zu fördern. Einige Termine haben einen thematischen Fokus (z.B. Datenschutz), in anderen Terminen berichtet jeweils eine Person, wie sie KI allgemein oder eine konkrete KI-Anwendung in den Arbeitsalltag integriert. Der Fokus liegt dabei nicht auf aufwendig vorbereiteten Inhalten, sondern auf das Zeigen bzw. Demonstrieren konkreter Nutzungsmöglichkeiten und die Interaktion mit den Teilnehmenden. Darüber hinaus wurden für ausgewählte Werkzeuge Bezahlaccounts beschafft, um den Beschäftigten eine niedrigschwellige und effiziente Nutzung zu ermöglichen. Aber nicht nur der KI-Einsatz, sondern auch die Leitlinien erfuhren in den ersten fünf Monaten eine Weiterentwicklung. Beispielsweise wurden ergänzend zu den textbasierten Informationen kurze Erklärvideos eines Drittanbieters integriert, die die Grundlagen der Nutzung von generativer KI im Arbeitsalltag thematisieren.
Wie geht es mit KI im Unternehmen weiter?
Mit der Umsetzung der KI-Leitlinien und der Durchführung der anderen beschriebenen Maßnahmen wurde der Einsatz von generativer KI dem Unternehmen intensiviert. Die nächsten Schritte zielen auf dessen Professionalisierung. Dazu zählt die Definition eines strategischen Rahmens, der die zukünftigen Aktivitäten des Unternehmens im Kontext von KI definiert und strukturiert. In dem Zusammenhang stellt sich beispielsweise die Frage nach dem Aufbau einer eigenen technologischen Basis zum Betrieb von KI-Diensten. Auch Maßnahmen, die auf eine bessere Integration von Beschäftigten abzielen, die KI bisher wenig zugeneigt sind, sollen in dem Zusammenhang adressiert werden.
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